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MAJ du 16 février 2021

Durant l'État d'urgence sanitaire les réunions physiques de Conseil Syndical ne sont pas autorisées, impliquant l'arrêt des mises à disposition de salles pour les secondaires et le principal, jusqu'à nouvel ordre et à minima jusqu'au 1er juin 2021, conforfément à la LOI n° 2021-160 du 15 février 2021 prorogeant l'état d'urgence sanitaire, parue au Journal officiel le 16 février 2021.

Plus d'infos : https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A14379


Mail du 08 février 2021 envoyé aux membres du conseil syndical principal :

A l'attention des membres du CSP, du syndic, des syndics secondaires, du Régisseur, des Présidents de secondaire et des membres des commissions et groupes non membre du CSP

Mesdames et Messieurs les membres du Conseil Syndical Principal,

Le 10 décembre dernier, nous vous avons informé du report de notre assemblée générale du mois de janvier 2021 en raison de la pandémie de la Covid-19 qui a bouleversé notre quotidien ainsi que le fonctionnement de notre copropriété.

2021 débute en l'absence de véritables perspectives à court et moyen terme au plan sanitaire. D'autant que les risques de reconfinement sont toujours présents aussi, en concertation avec notre syndic, Citya Val d'Ouest, qui a mandat pour organiser l'assemblée générale, nous vous informons que celle-ci ne pourra s'effectuer en mode présentiel au mois de mars comme nous l'avions espéré, pas davantage en visio-conférence compte tenu du nombre de copropriétaires concernés.

Nous n'avions pas retenu dans un premier temps la tenue d'une assemblée générale avec un vote par correspondance, qui prive de notre point de vue l'assemblée générale de tout débat et pose un problème en cas de "seconde lecture".

Cependant, dans la mesure où nous n'avons pas de projet de résolution discuté préalablement en Conseil syndical principal porté à l'ordre du jour, seules les résolutions statutaires figureront à l'ordre du jour.

Les votes par correspondance portant sur l'approbation des comptes, le quitus au syndic, les budgets prévisionnels, le fonds travaux, la désignation du syndic, l'autorisation pour laisser pénétrer les forces de police, les saisies immobilières le cas échéant, sont autant de résolutions habituelles ne posant pas de difficultés.

Le vote par correspondance et la date du mardi 23 mars ont été retenus pour la tenue de l'assemblée générale.

Les copropriétaires auront deux possibilités pour voter (papier ou numérique) :
- utiliser le formulaire normalisé de vote par correspondance qui sera joint à la convocation avec le code client. Il devra être  retourné par retour de courrier si possible ou par dépôt à la loge des gardiens ou aux permanences de notre syndic au bâtiment 38.

- utiliser le code client du formulaire pour se connecter à SDTI (société qui gère nos assemblées générales pour le vote électronique) et à remplir numériquement leur formulaire.

Cette deuxième formule permettra un moindre traitement manuel, donc moins de vérifications à effectuer en aval sur les bulletins de vote, les bulletins remplis numériquement par les copropriétaires s'inscrivant directement dans les résultats du procès-verbal.

Pour des projets de résolution présentés au vote de l'AG à titre individuel par des copropriétaires, un dossier étayé par un projet sera demandé et le projet de résolution devra être rédigé en totalité pour pouvoir être pris en compte (en conformité avec la réglementation).
A noter qu'il est préférable que de telles résolutions puissent être expliquées et débattues lors d'un AG physique.
Dans le contexte actuel, il semble préférable de reporter ce type de demande lors d'une prochaine AG, même si l'ensemble des conditions de forme seront réunies.

Nous vous adresserons le projet de convocation très prochainement, en cours de préparation.

A ce stade de la pandémie, nous avons opté pour la solution la moins contraignante et la plus fiable pour notre syndicat de copropriétaires, afin de pouvoir clôturer l'exercice écoulé et effectuer la répartition d'une partie de l'excédent constaté au 30 septembre 2020.

Nous espérons toujours retrouver rapidement un mode de fonctionnement aussi normal que possible au cours des prochains mois.


Très cordialement,

 
Pour le bureau,
Dominique LOCHON & Guillaume DEFRANCE
Co-Présidents du
Conseil Syndical Principal
Résidence les Nouveaux Horizons
78990 Élancourt


Mail du 10 décembre 2020 envoyé aux membres du conseil syndical principal :

A l'attention des membres du CSP, du syndic, des syndics secondaires, du Régisseur, des Présidents de secondaire et des membres des commissions et groupes non membre du CSP


Mesdames et Messieurs les membres du Conseil syndical principal,

Depuis le mois de mars dernier, la pandémie de la Covid-19 a bouleversé notre quotidien ainsi que le fonctionnement de notre copropriété.
Le conseil syndical principal a dû s'adapter aux contraintes sanitaires pendant les périodes de confinement. Pendant les périodes de déconfinement, le CSP a procédé à des aménagements : conseil syndical "information" du 23 juin en visioconférence avec une douzaine de membres, réunions de commissions respectant le protocole sanitaire pour nos salles de réunions (mis en place en coopération avec notre syndic Citya Val d'Ouest), tenue de deux conseils syndicaux en présentiel respectant la limitation en fonction de l'évolution des mesures sanitaires. Mais plusieurs réunions ont dû être purement et simplement annulées.

En ce mois de décembre, en pleine période de confinement, l'absence de véritables perspectives à court/moyen terme nous oblige à anticiper et donc à modifier la date de notre assemblée générale annuelle initialement prévue le 21 janvier 2021 au Prisme.

Ces réflexions et dispositions ont été concertées avec notre syndic, Citya Val d'Ouest, mandaté par le Syndicat des copropriétaires pour organiser l'assemblée générale annuelle.

Nous avons tout d'abord fait le constat que nous ne pouvions tenir notre assemblée générale annuelle le 21 janvier 2021 au Prisme pour deux raisons :
- nous n'avons pu matériellement organiser les réunions préparatoires indispensables à l'établissement d'un ordre du jour. En période normale, l'ordre du jour devrait être validé et d'ores et déjà envoyé aux copropriétaires ;
- les mesures sanitaires gouvernementales limitant la jauge de la salle du Prisme, il est impossible de l'organiser d'ici plusieurs semaines.

Une des solutions prévues par le législateur aurait pu consister à organiser notre assemblée générale à travers un vote par correspondance. Nous avons écarté cette possibilité compte tenu de notre expérience récente dans plusieurs syndicats secondaires (le formulaire du vote par correspondance étant souvent rempli sans la lecture préalable du détail des projets de résolutions).
Nous avons surtout estimé que le débat était indispensable pour la grande majorité des résolutions présentées et que les copropriétaires ne devaient pas se prononcer en amont sur des résolutions qui n'auraient pas fait l'objet d'un débat démocratique au niveau de l'assemblée.
 
A ce stade de la pandémie, la solution la plus constructive pour notre assemblée générale consiste dans son report au mois de mars 2021 ou plus tard si nécessaire et si un report est possible par les autorités.

Nous espérons retrouver rapidement un mode de fonctionnement aussi normal que possible.
Vous souhaitant des moments de partage en cette fin d'année dans le respect des règles sanitaires.


 
Très cordialement,
Pour le bureau, 
Dominique LOCHON & Guillaume DEFRANCE
Co-Présidents du
Conseil Syndical Principal
Résidence les Nouveaux Horizons
78990 Élancourt

 

Assemblée Générale 2021 en vote par correspondance (exercice 19/20)

Vote par correspondance papier ou numérique

  • Guillaume DEFRANCE & Dominique LOCHON

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